Entenda – como funciona um cartão corporativo para empresa em 2023

 

As grandes empresas têm diversas demandas para a administração financeira, desde o planejamento orçamentário e reembolso de despesas até o controle do cartão corporativo dos colaboradores e executivos.

 

Quando se trata desse assunto, é preciso pensar em facilitadores. Isso porque números errados, falta de atenção ou falhas podem trazer prejuízos, atrasos e insatisfação. Mais do que entender o que é um cartão corporativo e como funciona, o gestor financeiro precisa compreender a melhor forma de administrá-lo.

 

É justamente por isso que nós, da Flash Expense, preparamos um conteúdo completo para explicar tudo o que envolve uma boa gestão dos cartões corporativos nas empresas.

 

Esse recurso é usado para melhorar a gestão de despesas e o dia a dia do setor financeiro, mas, para isso, ele deve ser bem implementado. Sem uma boa política de cartão corporativo, por exemplo, os gastos e fraudes podem ser ainda maiores.

 

Para evitar situações desfavoráveis aos cofres da organização e não facilitar erros na gestão financeira, os gestores precisam se munir das informações e ferramentas certas.

 

Cartão corporativo: o que é e como funciona ?

 

Trata-se de um recurso fornecido a colaboradores para facilitar a rotina e a gestão financeira, mas que não pode ser usado indiscriminadamente. Os gastos do cartão devem estar relacionados ao exercício da profissão e das atividades corriqueiras pela companhia.

 

Alimentação e materiais de escritório são alguns exemplos de despesas normais que podem trazer dores de cabeça. Geralmente, o atraso no reembolso e o enorme tempo tomado são motivos de desentendimentos.

 

Os cartões corporativos surgem como uma forma de facilitar esse processo. Então, eles podem ser usados para:

 

– Materiais de escritório;

– Eefeição com clientes;

– Compra de bens relevantes para a atividade;

– Viagens corporativas.

 

Essa solução se mostra uma forma eficiente e simples de aumentar o compliance e garantir direitos trabalhistas, inclusive. Segundo o Art. 2º da CLT, as empresas não podem transferir os custos de atividades para os funcionários.

 

Nesse contexto, esse recurso, apesar de ser criado para as organizações, funciona como outros cartões, apresentando:

 

– Limite de gastos;

– Eaxa de anuidade;

– Opções nacionais e internacionais.

 

Quando e para que o cartão corporativo pode ser usado ?

 

Ele é usado quando um funcionário precisa trabalhar fora do local habitual, seja em viagens corporativas ou visitas a clientes, e guardar inúmeras notas fiscais e recibos se torna motivo de preocupação.

 

Se o contratado gasta do próprio bolso exercendo uma atividade profissional, o reembolso de despesas precisa acontecer. Mesmo assim, esse processo pode levar algumas semanas, meses ou nem mesmo acontecer quando não há a organização correta.

 

É importante ter uma política de reembolso para guiar o assunto e ajudar a construir a política de uso do cartão de corporativo. Nesses documentos, os gastos aceitos que devem estar discriminados são:

 

– Alimentação;

– Transporte;

– Hospedagem;

– Passagens aéreas e rodoviárias;

– Ingressos ou inscrição de eventos;

– Internet e telefone;

– Combustível;

– iImpressão e envio de documentos.

 

Então, esse recurso é usado quando se faz necessário pagar despesas de colaboradores ou fornecedores de forma mais rápida e segura. Lembramos que esses valores não têm caráter salarial, mas indenizatório. Por isso, não são tributados.

 

Como as despesas podem ser encaradas ?

 

As despesas relacionadas ao trabalho podem ser abordadas de 3 formas diferentes: reembolso de despesas, cartão corporativo e adiantamento de despesas. O reembolso é feito depois do gasto acontecer por parte do funcionário.

 

O recurso de crédito ou pré-pago para empresas têm um valor disponível para ser usado. Já o adiantamento ocorre com a previsão dos gastos e a transferência antecipada, normalmente, para despesas de viagem.

 

No entanto, para que eles sejam feitos com eficiência é preciso ter diretrizes. A política de reembolsos, por exemplo, define o que é reembolsável e o que não é, limites de gastos por categoria e prazos para prestação de contas, tendo a política de cartão corporativo o mesmo propósito.

 

Fazer um documento como esse pode demorar algumas semanas, o que pode significar trabalhar horas a mais ou mesmo nos finais de semana. Baixe nosso modelo de política de cartão corporativo, economize tempo e facilite a rotina financeira.

 

Qual é a diferença entre o cartão empresarial e corporativo ?

 

Apesar de serem semelhantes e terem a mesma aplicação e funcionalidade, esses dois modelos são diferentes. A diferença entre o corporativo e o empresarial é o faturamento em questão.

 

Enquanto o primeiro é destinado às organizações que têm faturamentos altos, o segundo é reservado para aquelas menores.

 

Como funciona o cartão empresarial e corporativo ?

 

Ambos funcionam como o cartão comum para pessoa física, mas, ao invés das despesas serem arcadas por quem o possui, são pagas pela contratante. O propósito dele depende da necessidade da empresa.

 

Para algumas a finalidade pode ser melhorar a gestão de despesas de viagem, enquanto para outras é facilitar o planejamento financeiro e a visualização de gastos.

 

Vantagens do uso de cartões corporativos nas empresas

 

Esse recurso corporativo facilita a rotina financeira de empresas de todos os portes. Com ele, os lançamentos, faturamentos e acompanhamento de gastos são facilitados. Entre as vantagens de usá-lo estão:

 

Centralização das contas: com o uso desse instrumento corporativo, é possível visualizar e acompanhar todas as despesas. As compras são descentralizadas, mas o controle é feito em uma única plataforma;

Redução de fraudes: a fácil checagem dos gastos permite a diminuição das fraudes. Com o uso de cartões corporativos, o gestor financeiro pode ver o que foi gasto e quando, evitando desperdícios voluntários e compras indevidas. Caso a política seja violada, ver essas irregularidades é mais fácil e, por consequência, sua correção;

Maior segurança: o uso desse recurso é mais seguro que o dinheiro e em situações de roubo, furto ou perda, o bloqueio pode ser feito rapidamente. Além disso, como não é o cartão pessoal do colaborador, o impacto é menor, prezando também pelo Duty of Care;

Facilitação das despesas de viagens: como os custos das viagens são descontados diretamente da empresa, não há necessidade de reembolsar ou apresentar comprovantes de despesas. Então, há economia de tempo e energia;

Maior controle dos gastos: com os limites ou saldos recarregáveis do cartão, o cumprimento das políticas é maior e os cofres da empresa não são comprometidos;

Melhor planejamento financeiro: com a centralização dos gastos e fácil visualização das faturas é viável construir um histórico de transações, facilitando projeções baseadas em dados confiáveis;

Contabilidade simplificada: auditar as entradas e saídas de caixa é mais fácil com as faturas do cartão em mãos;

Acesso a vantagens e benefícios: há algumas bandeiras de cartão de crédito empresarial que acumulam milhas corporativas, o que permite reduzir custos em viagens corporativas ou mesmo oferecer bonificações em viagens de lazer.

 

Outros benefícios de usar o cartão são:

 

– Taxas de juros menores;

– Parcelamento de compras;

– Descontos especiais em estabelecimentos parceiros.

 

O que é um cartão corporativo para empresas ?

 

Cartão corporativo é um cartão de crédito (e/ou débito) destinado às empresas. Simples assim.

 

Bem como para pessoas físicas, o cartão para empresas possui suas restrições, como limites de gastos e de saques. Mas tudo depende do contrato de cartão que a empresa possui, que dentre outros fatores, é considerado o faturamento da empresa para definir limites de crédito.

 

O cartão pode ser utilizado por uma única pessoa, como um sócio. Ou pode também ser utilizado por vários funcionários. Que, dessa forma, cada um possui o seu e utiliza-o da forma que bem entender (mas depende, é claro, das regras estabelecidas pela empresa). Ao fim, a empresa receberá todas as despesas em uma única fatura.

 

Também é possível que cada funcionário tenha sua própria fatura. Assim, cada um se responsabiliza pelos seus gastos e os devidos pagamentos (reembolso com a empresa, se for o caso). Tudo depende de como a empresa irá escolher lidar com os cartões corporativos, e o contrato estabelecido com o banco prestador do serviço.

 

Cartão empresarial x Cartão corporativo

 

É comum que o cartão empresarial se passe como um termo diferente com o mesmo significado. Mas a diferença primordial entre um cartão empresarial de um cartão corporativo é o faturamento da empresa.

 

O cartão corporativo é para empresas com um faturamento maior mensalmente do que as empresas com cartão empresarial. Com isso, o corporativo pode possuir regalias a mais: maior prazo de pagamento, benefícios e diminuição de algumas taxas. E, de novo, tudo depende do contrato.

 

Mas ao fim, o cartão empresarial exerce a mesma função que um corporativo, com apenas algumas particularidades que os diferem.

 

Quais empresas podem adquirir a esses cartões ?

 

Qualquer empresa, indiferente do porte e faturamento mensal, pode adquirir um cartão empresarial ou corporativo. Para isso, solicite para seu banco e conheça mais sobre as restrições e contratos. As burocracias e funcionalidades, bem como limites e taxas, mudam de banco para banco.

 

De qualquer forma, saiba que sua empresa pode possuir um cartão corporativo (ou empresarial) para ajudar a organizar suas finanças e centralizar as despesas.

 

Cartão empresarial e corporativo: vantagens de adquirir o seu

 

Agora, indiferente do tipo do seu cartão, as vantagens são as mesmas. Os cartões surgiram com o intuito de facilitar as finanças e organizá-las desde o início. Tornando o trabalho do departamento financeiro descomplicado.

 

Entre os benefícios do uso de um cartão podemos listar:

 

Separar as contas da empresa

Uma das principais dicas em como organizar as contas da empresa é separar a conta pessoal da profissional. Algumas empresas ainda insistem em utilizar a conta profissional para fins pessoais (ou vice e versa), o que essa prática afeta as finanças da empresa, principalmente no quesito organizacional.

 

Optar por um cartão irá ajudar nessa organização. Assim, você nunca mais precisará usar seu cartão pessoal para questões referentes à sua empresa. 

 

Organizar os gastos e despesas dos funcionários

Um cartão empresarial para os funcionários é uma maneira de descentralizar a compra ou pagamento de serviços, ao mesmo tempo que centraliza toda a fatura. Dessa forma, é dada a independência aos funcionários, mas o controle dos gastos e despesas continua com a empresa.

 

Facilita a conciliação contábil

A conciliação contábil é o processo de comparação entre valores que saíram e entraram na sua conta. Com a divisão feita pelo uso do cartão, se torna mais fácil essa comparação, uma vez que os gastos não se misturam e estão centralizados.

 

Agiliza (e melhora) o controle financeiro empresarial

Boa parte dos cartões corporativos e empresariais possuem um controle online em tempo real. Assim, o controle pode ser feito todo fim do mês, por exemplo, mas a possibilidade de acompanhar as transações de forma online fornece maior segurança e comodidade às empresas.

 

Os desafios com o cartão corporativo

Mas nem tudo são flores. A aquisição de um cartão corporativo, em alguns casos, acompanha de desafios ao departamento financeiro. Nada que impossibilite (ou invalide) a adoção de um cartão, mas cuidados deverão ser tomados. Portanto, esteja ciente dos seguintes pontos:

 

Despesas em Dólar

É importante antes de cada compra em Dólar calcular a variação cambial entre Dólar e Real. Agora, o cálculo é feito no dia da compra, não mais no fim da fatura como alguns anos atrás. Outro ponto é que, como os cartões podem ser disponibilizados aos funcionários, é importante alertá-los sobre compras nesse formato.

 

Dificuldade de abrir as despesas detalhadas 

Olhando pela perspectiva do departamento financeiro, há vezes que os valores chegam compilados. Ou seja, não é possível identificar a origem de cada despesa. Isso é importante para a documentação de caixa, considerando também o plano de contas anteriormente criado. Só assim é possível extrair relatórios de despesas e identificar quais são os maiores valores e quais despesas são recorrentes.

 

Gestão das despesas recorrentes

É preciso também tomar cuidados com as despesas recorrentes, como assinaturas de softwares e afins. Nesses casos, são creditados os valores mensalmente. Portanto, é importante tê-los documentados em contas a pagar e a receber. Tudo isso para manter um controle preciso e sem surpresas.

 

Reembolsos

Considerando que empresas fornecem cartões para seus funcionários, boa parte das vezes, quando os despesas são relacionadas a empresa, o valor precisa ser reembolsado. Por isso é importante ter o controle dos gastos detalhados, bem como as notas fiscais, para que o reembolso seja feito.

 

Outros passos para controlar o seu financeiro

O cartão corporativo é um dos passos para controlar melhor os gastos e despesas da empresa. Contudo, não é o único. Na verdade, o controle financeiro deve começar muito antes da fatura chegar.

Portanto, confira uma lista de ferramentas e métodos para você fazer um controle simples (mas eficaz) do seu financeiro.

 

Plano de contas

É recorrente definirmos o plano de contas como uma das (senão a) primeiras etapas para montar um controle financeiro. Tudo porque o plano de contas irá orientar a classificação e definição de contas durante todo o seu controle. Portanto, o seu objetivo é organizar as contas por meio de categorizações corretas.

 

Dessa forma, o plano de contas norteia a criação de relatórios de desempenho, como o DRE e o DFC.

 

Fluxo de caixa

Você já deve conhecer, mas de forma breve, o fluxo de caixa é responsável por documentar todas as entradas e saídas da sua conta bancária. Simples assim. Esse controle fornece uma visão da saúde da empresa em regime de caixa: ou seja, no momento exato em que a conta é recebida ou paga.

 

A complexidade de um fluxo alterna conforme a complexidade do financeiro de cada empresa. Contudo, a visão analítica que fornece é semelhante em ambos os casos. Na análise, você pode conferir as entradas e saídas que ocorreram em um período.

 

E pode, também, projetar o seu fluxo. Ao fazer a projeção, você estima as entradas e saídas futuras. Dessa forma, você se prepara para o futuro e começa a ter uma visão de competência do seu desempenho.

 

Controle de contas a pagar e a receber

Um controle das contas a pagar e a receber é necessário para garantir que nenhuma entrada ou saída seja esquecida. Dessa forma, evitamos erros em conciliações de pagamentos e recebimentos. Esse controle auxilia, também, na etapa de projeção do fluxo de caixa.

 

Conciliação contábil

Lembra que o cartão corporativo auxilia na conciliação contábil? Então, essa é também uma atividade importante para o controle financeiro. Para garantir que nenhum valor seja lançado incorreto ou algum débito indevido aconteça, a conciliação de valores é uma etapa importante de todo o processo de validar a veracidade dos dados.

 

O processo nada mais é do que comparar os valores que você possui em seu controle com valores vindos externamente: como pagamento de clientes e transações bancárias.

 

O cartão corporativo ou empresarial é uma boa maneira para descentralizar os pagamentos e organizar as finanças da sua empresa. Mas, como dito, cada cartão possui particularidades em relação ao banco prestador do serviço. Portanto, lembre-se de verificar as burocracias existentes com seu banco antes de tomar qualquer decisão.

 

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